BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memiliki beberapa sistem bagian
(sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan
prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan
akuntansinya. Dalam siklus pendapatan (daur penjualan) yang merupakan prosedur
pendapatan dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit, pengambilan barang,
penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang
mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk
menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung
pengambilan keputusan mengenai penjualan. Melalui makalah ini, akan dibahas
lebih lanjut mengenai sistem penjualan.
B.
Rumusan
Masalah
-
Apa yang dimaksud sistem informasi
akuntansi penjualan?
-
Apa saja fungsi perancangan sistem informasi
akuntansi penjualan ?
-
Dokumen serta catatan apa saja yang
digunakan?
-
Apa saja jenis penjualan terkait sistem
informasi akuntansi penjualan?
-
Unit organisasi apa saja yang ada di
sistem informasi akuntansi penjualan?
-
Apa tujuan sistem informasi
akuntansi penjualan?
-
Bagaimana flowchart penjualan tunai dan
kredit?
C.
Tujuan
-
Mengetahui pengertian sistem informasi
akuntansi penjualan.
-
Mengetahui fungsi perencanaan sistem
informasi akuntansi penjualan.
- Mengetahui
dokumen serta catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan.
-
Mengetahui jenis penjualan terkait
sistem informasi akuntansi penjualan.
-
Mengetahui unit organisasi dari sistem
informasi akuntansi penjualan.
-
Mengetahui tujuan sistem informasi
akuntansi penjualan.
-
Mengetahui flowchart penjualan tunai dan
kredit.
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi,
menyebutkan bahwa: “Penjualan
adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit
maupun secara tunai.”
System Informasi Penjualan adalah
sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan,
mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk
keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya
order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
B.
Fungsi
Perencanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
1. Fungsi Kas
Fungsi ini
bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.
2. Fungsi Gudang
Fungsi
gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai
dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi
penjualan.
3. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini
bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan
pembuatan laporan penjualan.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi
pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan
yang diterima dari fungsi penjualan.
C.
Dokumen
serta Catatan yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
1.
Dokumen yang
digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
penjualan, menurut Mulyadi dalam
bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut :
a.
Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini
digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen
mengenai transaksi penjualan tunai.
b.
Bukti Setor Bank
Dibuat oleh
fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
c.
Rekap Harga Pokok Penjualan
Digunakan
oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama
satu periode.
2.
Catatan yang Digunakan
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem
Akuntansi, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan adalah:
a.
Jurnal Penjualan
Jurnal
Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan
baik secara kredit maupun tunai.
b.
Jurnal
Umum
Jurnal Umum,
catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual
selama periode tertentu.
c.
Kartu Persediaan.
Kartu
Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi setiap jenis persediaan.
D.
Jenis
Penjualan Terkait Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Terdapat beberapa
cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan
operasi di lapangan. Di sini, dibahas mengenai sebuah perusahaan dagang yang
teridentifikasi beberapa jenis penjualan yang ada di perusahaan ini
yaitu:
·
Penjualan Langsung yaitu penjualan
dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
·
Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan
barang dari stock yang telah tersedia di gudang
·
Penjualan Kombinasi ( langsung +
Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan
sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
E.
Unit
Organisasi dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Prosedure penjualan
melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi
penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Dalam system berjalan
sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi
dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang
menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan)
unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :
1.
Bagian Order Penjualan
2.
Bagian Otorita Kredit
3.
Bagian Billing/Piutang
4.
Bagian Stock & Delivery
5.
Bagian Buku Besar
6.
Bagian Pembelian
7.
Bagian Gudang
8.
Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik
Uraian Prosedur:
a.
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
1.
Merima Order dari langganan. Order dari
langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau
secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan
melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2.
Memverifikasi order langganan mencakup
data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan
customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang
ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi
nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan
barang, dll.
3.
Mencatat order langganan ke sistem
komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya
berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila
barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi,
maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order
penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4.
Membawa dokumen order penjualan ke
bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila
Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5.
Mengadakan contact dengan pelanggan
mengenai pemenuhan order.
b.
Bagian Kredit
1.
Menerima dokumen order penjualan dari
bagian penerimaan order.
2.
Memeriksa status langganan melalui
workstation yang ada di bagian otorita kredit.
3.
Berdasarkan informasi yang diperoleh
dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi.
4.
Menyerahkan kembali dokumen order
penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian
Stock & Delivery.
5.
Menerima faktur lembar ke-1, Faktur
Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi
oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
c.
Bagian Stock & Delivery
1.
Menerima Oder Penjualan yang telah
ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan.
2.
Menyiapkan Dokumen pengiriman
berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang
meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3.
Mencatat pembelian, berdasarkan surat
jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau
Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang
masuk ke gudang.
4.
Membuat Delivery Order untuk order
penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit.
5.
Membuat surat perintah/permintaan/Bon
pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau
meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang
dagang.
6.
Menyerahkan Delivery order, Surat
Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi
(sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7.
Menerima Deliveri order lembar 1 & 2
yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan.
8.
Menerbitkan listing delivery order dan
diserahkan ke bagian pembuat invoice.
d.
Bagian Gudang
1.
Menerima Perintah/Permintaan Barang
2.
Menyediakan barang sesuai dengan Surat
perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh
digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan
barang yang ada di gudang)
3.
Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon
pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya
setelah ditandatangi.
4.
Mencatat Pengeluaran Pada Kartu
Persediaan
e.
Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan
langsung (Barang langsung dari Supplier)
1.
Menerima PO/Memo, Delivery Order dari
bagian Stock & Delivery
2.
Meminta barang ke supplier menggunakan
PO/Memo
3.
Menerima surat Jalan/Surat Pengantar
Supplier
4.
Memeriksa kesesuaian barang yang
diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
5.
Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan
meminta copynya.
6.
Membawa dan Menyerahkan barang ke
customer
7.
Menyerahkan Delivery Order kepada
Customer untuk ditanda tangani.
8.
Meminta Lembar Delivery Order
lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9.
Menyerahkan Delivery Order lembar 1
& 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan
Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian
Stock. & Delivery (melalui Kurir)
f.
Penjualan Barang Dari Stock Gudang
1.
Menerima Surat Perintah/Permintaan
pengeluaran Barang, Delivery Order
2.
Meminta barang ke gudang dengan
meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
3.
Memeriksa kesesuaian barang yang
diserahkan oleh bagian gudang
4.
Menanda tangani Surat
Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
5.
Menyerahkan barang kepada customer
6.
Menyerahkan Delivery Order kepada
Customer untuk ditanda tangani.
7.
Meminta Delivery Order lembar 1
& 2 yang sudah ditanda tangani
8.
Menyerahkan delivery Order lembar 1&
2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
9.
Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran
barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)
g.
Bagian Invoice/Faktur
1.
Menerbitkan Faktur berdasarkan data
delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan
faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file
server
2.
Menerbitkan faktur pajak.
3.
Menerbitkan listing penjualan harian
4.
Mendistribusikan Dokumen
a) Invoice/Faktur,
Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
b) Tembusan
Penjualan ke pemegang buku piutang
c) Tembusan
Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
5.
Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery
order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.
h.
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi
keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab
mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi
keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
1.
Menerima faktur lembar ke-2 &
3 dari bagian Invoice
2.
Merekam data transaksi penjualan dengan
cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3.
Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2
urut tanggal
4.
Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam
suatu periode harian
5.
Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari
faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku
besar.
6.
Membuat surat penagihan
i.
Bagian
buku besar
Bagian Jurnal
Penjualan
1.
Menerima copy list penjualan
harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery
Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2.
Menerima copy Faktur Pajak.
3.
Mencatat Jurnal transaksi Penjualan.
Bagian Jurnal
Pembelian
1.
Menerima Copy Po dari bagian
pembelian.
2.
Menerima bukti penerimaan barang dari
bagian penerimaan.
3.
Mencatat Jurnal transaksi yang
menyebabkan timbulnya utang.
j.
Bagian pengolahan
IT/Data elektronik
Bagian IT tidak
melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui
terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah
mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan
oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang
untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan
support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian
proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal
untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan
dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh
seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu
bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian
yang ada.
Sumber Daya Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
·
Hardware :
Menggunakan fasilitas yang telah
tersedia dengan tambahan link
·
Brainware :
Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan.
Strukture
Organisasi Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan
·
Melakukan konsolidasi yaitu
Sasaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
·
Automatisasi system akuntansi penjualan
o
Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
o
Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
o
Menghindari keterlambatan laporan akuntansi penjualan
o
Dll
F.
Tujuan
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Tujuan
sistem penjualan adalah:
·
Mencatat order penjualan dengan cepat
dan akurat
·
Memastikan bahwa perusahaan menjual
kepada konsumen yang memang layak menerima kredit (sehingga kalau boleh,
tidak ada kredit macet)
·
Memastikan bahwa konsumen menerima
kiriman produk dan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan
·
Menagih tepat waktu dan akurat, sehingga
perputaran kas lebih cepat.
·
Mencatat dan mengelompokkan transaksi
keuangan secara cepat dan akurat (ke dalam jurnal maupun ke buku besar)
·
Memastikan keamanan aset perusahaan
(barang dagangan maupun kas dari penjualan)
1.
INPUT SISTEM PENJUALAN
Jangan
terkejut melihat banyaknya dokumen dalam siklus penjualan ini. Beberapa nama
dokumen sebenarnya dapat merupakan rangkap dari dokumen yang lain. Fokus pada
bahasan ini adalah fungsi dari dokumen.
·
Order pembelian konsumen (Purchase Order).
Order yang diterima dari konsumen
·
Order
acknowledgment. Rangkap dari order
penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya
telah diterima.
·
Picking list. Rangkap dari order
penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai surat perintah ke gudang untuk
menyiapkan barang yang dipesan.
·
Packing slip. Rangkap dari order
penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
·
Billing of ladding. Sarana untuk
meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke
konsumen. Dokumen ini merupakan bukti serah terima barang antara Bagian
Pengiriman perusahaan dengan Perusahaan Kurir.
·
Shipping notice. Rangkap dari order
penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang
telah dikirimkan. Dokumen ini diverifikasi oleh bagian pengiriman barang, untuk
kemudian finalnya diserahkan ke Bagian Penagihan. Bagian Penagihan akan menagih
konsumen setelah menerima shipping notice, yang berarti barang telah dikirim ke
konsumen. Jadi, shipping notice ini berguna untuk mencegah jangan sampai kita
menagih konsumen atas barang yang belum kita kirimkan.
·
Remittance advice. Remittance advice
semacam kuitansi atau bukti penerimaan kas. Dokumen ini menunjukkan jumlah kas
yang diterima dari konsumen.
·
Deposit slip. Slip setoran uang ke
bank.
·
Back order. Dokumen yang dibuat
pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari
konsumen.
·
Memo kredit. Dokumen yang
berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
Memo kredit bergungsi untuk memberi tahu konsumen bahwa barang yang diretur
telah diterima dan bahwa piutangnya berkurang sejumlah barang yang diretur.
·
Aplikasi kredit. Formulir untuk
merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
·
Salesperson call report.
Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk
memprospek konsumen.
·
Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke
konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
·
Write Off Notice. Dokumen yang dibuat
oleh manajer kredit untuk mencatat penghapusan piutang. Dokumen ini dibuat pada
saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
·
Cash register receipt. Struk kas
register yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
2.
OUTPUT SISTEM PENJUALAN
Salah
satu tujuan sistem informasi adalah menghasilkan laporan yang berguna bagi manajemen
untuk pengambilan keputusan. Output atau laporan yang dapat dihasilkan dari
sistem penjualan antara lain.
·
Order konsumen yang belum terpenuhi
·
Jurnal penjualan (daftar faktur
penjualan, urut nomor faktur)
·
Daftar pengiriman barang urut per
tanggal kirim
·
Jurnal penerimaan kas (daftar remittance
advice atau kuitansi, tersaji urut nomor)
·
Daftar memo kredit
·
Daftar umur piutang
·
Trend penjualan dari bulan ke bulan.
·
Penjualan per lini produk tertentu.
- PENGENDALIAN INTERNAL
Paparan Risiko yang dihadapi dalam
siklus penjualan
·
Penjualan kredit kepada konsumen yang
sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang
macet.
·
Kelewat mecatat pengiriman barang atau
mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena
tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.
·
Kesalahan dalam membuat faktur (salah
jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi,
menagih terlalu rendah.
·
Salah posting, sehingga catatan
akuntansi yang dihasilkan salah.
·
Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo
penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.
·
Pencurian produk jadi perusahaan
·
Penghapusan piutang konsumen oleh
karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah
menerima kas dari piutang tersebut.
·
Pencurian kas oleh orang yang
bertanggung jawab untuk memegang kas.
·
Lapping.
·
Akses terhadap data piutang dan
persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
·
Virus.
·
Pencurian data konsumen (misal transaksi
melalui web)
·
Bertransaksi menggunakan kartu kredti
curian
·
Kegagalan server
Detail
dari beberapa risiko ini, penulis ulas dalam buku tentang Karyawan bisa Menjadi Tikus dan Monster Penghisap
Darah Perusahaan.
Pengendalian Umum:
·
Pengendalian organisasi. Prinsip umum,
bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian
pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program)
mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.
·
Pengendalian dokumentasi. Ada
dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan,
flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan
manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan
lain sebagainya.
·
Rekonsiliasi aktiva dengan catatan
perusahaan.
·
Pengendalian praktik manajemen. Manajer
mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan
perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal,
pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer
mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
·
Pengendalian otorisasi.
·
Pengendalian akses. Meliputi terminal
dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas;
Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user
masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.
Pengendalian Aplikasi
·
Dokumen yang bernomor urut tercetak
terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.
·
Validasi data yang diinputkan ke dalam
aplikasi penjualan
·
Koreksi kesalahan pada saat input data,
sebelum data diproses lebih lanjut.
·
Contoh validasi data:
Detail
arti setiap validasi data tersebut dapat dilihat dalam bahasan Pengendalian Aplikasi.
·
Validity check (data nya sesuai tidak dengan
yang ada di dalam master file)
·
Field check (type data)
·
Limit check
·
Range check
·
Sign check
·
Completeness check
·
Echo check
G. Flowchart Penjualan
1. Flowchart
Penjualan Tunai
Di atas tersaji flowchart penjualan tunai. Agar
karyawan tidak memiliki peluang untuk melakukan kecurangan (fraud), maka
sebaiknya penjualan tunai dilakukan oleh paling tidak 2 orang karyawan.
Karyawan pertama bertugas sebagai pramuniaga. Sedangkan karyawan kedua
bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan (kasir). Bagian pengambilan
barang dapat dirangkap oleh karyawan pertama.
Faktur penjualan tunai cukup dibuat rangkap dua.
Pramuniaga akan menyiapkan faktur dua lembar dan menyerahkan faktur ke
pelanggan. Pelanggan membawa faktur ke kasir dan membayar. Kasir menerima kas,
dan mencap lunas kedua lembar faktur. Kedua lembar faktur dibawa oleh konsumen
ke pramuniaga untuk mengambil barang. Pramuniaga mencap "telah
diambil" pada kedua faktur tersebut. Faktur lembar pertama diserahkan ke
konsumen sebagai bukti konsumen telah lunas membayar. Faktur lembar kedua
diarsip pramuniaga. Sore hari, total faktur lembar kedua dari penjualan
sepanjang hari harusnya cocok dengan saldo kas yang ada di tangan kasir. Total
kas dan seluruh faktur akan diserahkan ke pemilik toko pada saat tutup toko.
2. Flowchart Penjualan Kredit
Flowchart
ini dibuat dengan asumsi, berikut ini.
a. Perusahaan
menjual secara kredit.
b. Perusahaan
memproses transaksi penjualan secara manual.
c. Lokasi
gudang terpisah dengan lokasi kantor (lokasi tempat parmuniaga melayani pesanan
konsumen).
3. Contoh
Flowchart Penjualan Tunai Toko Rejeki
 |
Deskripsi
Tugas dan Wewenang Masing-masing Bagian
a.
Pembeli
-
Mencatat data data spring bed yang diinginkan
-
Memberikan data spring bed yang diinginkan kepada
bagian penjualan
-
Menerima info dan harga spring bed yang diinginkan
dari bagian penjualan
-
Memberikan data pembeli, pembayaran, dan info
pengiriman kepada bagian penjualan
-
Menerima nota tembusan (rangkap ke-2) dari bagian
penjualan
-
Menerima barang langsung dari bagian penjualan jika
barang tidak dikirim
-
Menandatangani nota yang diberikan oleh bagian
pengiriman
-
Menyerahkan kembali nota yang telah ditandatangani
kepada bagian pengiriman
-
Memberikan pelunasan pembayaran terhadap barang yang
dibeli kepada bagian pengiriman
b.
Bagian Penjualan
-
Menerima data spring bed yang diinginkan pembeli
-
Memberikan info dan harga spring bed kepada pembeli
sesuai dengan data spring bed yang diinginkan pembeli
-
Menghubungi bagian gudang dan menyerahkan data spring
bed yang diinginkan oleh pembeli kepada bagian gudang
-
Menerima spring bed yang telah disiapkan oleh bagian
gudang sesuai permintaan pembeli
-
Meminta data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman
kepada pembeli
-
Menerima data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman
dari pembeli
-
Membuat nota rangkap 2 dan mencatat data pembelian,
pembayaran, dan info pengiriman pada nota
-
Memberikan nota tembusan(rangkap ke-2) kepada
pembeli jika barang tidak dikirim
-
Memberikan barang langsung ke pembeli jika barang
tidak dikirim
-
Menyerahkan nota asli dan barang pada bagian
pengiriman jika barang dikirim ke pembeli
-
Menerima nota asli dan pelunasan pembayaran barang
yang dibeli oleh pembeli dari bagian pengiriman
-
Memberikan nota asli dan pelunasan pembayaran barang
yang dibeli oleh pembeli kepada bagian akuntansi
c.
Bagian Gudang
-
Menerima data spring bed yang diinginkan oleh
pembeli dari bagian penjualan
-
Menyiapkan spring bed yang diinginkan oleh
pembeli
-
Menyerahkan spring bed yang diinginkan oleh
pembeli kepada bagian penjualan
d.
Bagian Pengiriman
-
Menerima nota asli dan barang yang diinginkan pembeli
dari bagian penjualan
-
Mengirim barang kepada pembeli
-
Menyerahkan barang kepada pembeli
-
Meminta pembeli menandatangani nota sebagai bukti bahwa
barang telah dikirim ke tempat pembeli
-
Menerima nota yang telah ditandatangani oleh pembeli
-
Meminta pelunasan pembayaran barang kepada pembeli
-
Menerima pelunasan pembayaran barang dari pembeli
-
Memberikan nota dan pelunasan pembayaran barang dari
pembeli kepada bagian penjualan
e.
Bagian Akuntansi
-
Menerima nota dan pelunasan pembayaran barang yang
dibeli oleh pembeli dari bagian penjualan
-
Membuat laporan penjualan rangkap 2
-
Memberikan laporan penjualan asli (rangkap 1) kepada
pimpinan
-
Menyimpan nota asli (rangkap 1)
-
Menyimpan laporan penjualan tembusan (rangkap 2)
f.
Pimpinan
-
Menerima laporan penjualan asli (rangkap 1) dari
bagian akuntansi
4.
Flowchart
Penjualan Kredit
Deskripsi
Tugas dan Wewenang Masing-masing Bagian
a.
Lembaga Kredit
-
Memberikan info kredit kepada pembeli
-
Menerima kelengkapan administrasi kredit dari pembeli
-
Memeriksa kelayakan kredit
-
Membuat perjanjian kredit rangkap 2
-
Memberikan perjanjian kredit rangkap 2 kepada pembeli
untuk ditandatangani
-
Menerima perjanjian
kredit (2 rangkap) yang telah ditandatangani
oleh pembeli
-
Menandatangani
perjanjian
kredit (2 rangkap)
-
Menyimpan
perjanjian kredit yang asli (rangkap ke-1)
-
Mengunjungi
toko dan menyerahkan data barang yang diinginkan pembeli kepada bagian
penjualan
-
Memberikan data
pembeli, pembayaran, dan info pengiriman kepada bagian penjualan
b.
Pembeli
-
Mencatat data data spring bed yang diinginkan
-
Memberikan data spring bed yang diinginkan kepada
bagian penjualan
-
Menerima info dan harga spring bed yang diinginkan
dari bagian penjualan
-
Menerima info mengenai alternatif lembaga kredit dari
bagian penjualan
-
Mengunjungi lembaga kredit sesuai dengan pilihan
pembeli
-
Meminta info kredit kepada lembaga kredit
-
Menerima info kredit dari lembaga kredit
-
Memberikan kelengkapan administrasi kredit kepada
lembaga kredit
-
Menerima perjanjian kredit rangkap 2 untuk
ditandatangani dari lembaga kredit
-
Menandatangani perjanjian kredit (2 rangkap)
-
Memberikan perjanjian kredit (2 rangkap) yang telah ditandatangani kepada lembaga kredit
c.
Bagian Penjualan
-
Menerima data spring bed yang diinginkan pembeli
-
Memberikan info dan harga spring bed kepada pembeli
sesuai dengan data spring bed yang diinginkan pembeli
-
Memberikan info mengenai alternatif lembaga kredit
kepada pembeli
-
Menerima data spring bed yang diinginkan pembeli
-
Menghubungi bagian gudang dan menyerahkan data spring
bed yang diinginkan oleh pembeli kepada bagian gudang
-
Menerima spring bed yang telah disiapkan oleh bagian
gudang sesuai permintaan pembeli
-
Meminta data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman
kepada lembaga kredit
-
Menerima data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman
dari lembaga kredit
-
Membuat nota rangkap 2 dan mencatat data pembelian,
pembayaran, dan info pengiriman pada nota
-
Memberikan nota tembusan(rangkap ke-2) kepada lembaga kredit jika barang tidak dikirim
-
Memberikan barang langsung ke lembaga kredit jika barang tidak dikirim
-
Menyerahkan nota asli dan barang pada bagian
pengiriman jika barang dikirim ke pembeli
-
Menerima nota asli dan pelunasan pembayaran barang
yang dibeli oleh pembeli dari bagian pengiriman
-
Memberikan nota asli dan pelunasan pembayaran barang
yang dibeli oleh pembeli kepada bagian akuntansi
d.
Bagian Gudang
-
Menerima data spring bed yang diinginkan oleh
pembeli dari bagian penjualan
-
Menyiapkan spring bed yang diinginkan oleh
pembeli
-
Menyerahkan spring bed yang diinginkan oleh
pembeli kepada bagian penjualan
e.
Bagian Pengiriman
-
Menerima nota asli dan barang yang diinginkan pembeli
dari bagian penjualan
-
Mengirim barang kepada pembeli
-
Menyerahkan barang kepada pembeli
-
Meminta pembeli menandatangani nota sebagai bukti
bahwa barang telah dikirim ke tempat pembeli
-
Menerima nota yang telah ditandatangani oleh pembeli
-
Meminta pelunasan pembayaran barang kepada pembeli
-
Menerima pelunasan pembayaran barang dari pembeli
-
Memberikan nota dan pelunasan pembayaran barang dari
pembeli kepada bagian penjualan
f.
Bagian Akuntansi
-
Menerima nota dan pelunasan pembayaran barang yang
dibeli oleh pembeli dari bagian penjualan
-
Membuat laporan penjualan rangkap 2
-
Memberikan laporan penjualan asli (rangkap 1) kepada
pimpinan
-
Menyimpan nota asli (rangkap 1)
-
Menyimpan laporan penjualan tembusan (rangkap 2)
g.
Pimpinan
-
Menerima laporan penjualan asli (rangkap 1) dari
bagian akuntansi
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
System
Informasi Akuntansi Penjualan merupakan
sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan,
mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk
keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya
order penjualan sampai mencatat timbulnya tagihan/piutang dagang. Jadi, dengan
adanya sistem informasi penjualan ini, kita dapat mengetahui rekap data
penjualan dari suatu perusahaan baik sekarang ataupun di masa lalu. Hal
tersebut dapat dijadikan sebagai acuan dalam menyusun/membuat data penjualan
saat ini berdasarkan data yang ada di masa lalu, serta dapat digunakan sebagai
pembanding sistem penjualan saat ini dengan yang terdahulu untuk mengetahui
apakah perlu perbaikan atau tidak dalam sistem penjualan perusahaan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar